Para empezar, debemos saber que cuando hablamos de Disposición Final en Gestión Documental, estamos haciendo referencia a la tercera etapa del ciclo vital de un documento. De acuerdo con el resultado de la valoración secundaria, en esta etapa se toma la decisión sobre: la conservación total, eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación de un documento.
A continuación desglosaremos cada una de las mencionadas:
Conservación Total. (CT) Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que por disposición legal o por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Eliminación. (E) Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no poseen ningún valor histórico o relevancia para la investigación.
Selección. (S) Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de algunos documentos que por carácter cualitativo, representativo o especial deben se conservarse integralmente de un conjunto que es eliminado.
Reprografía (R) Proceso mediante el cual se utilizan técnicas de reproducción de los documentos. Puede ser Microfilmación o digitalización. La Reprografía aplica en algunos casos como copia de seguridad a documentos de conservación total o mecanismo de copia a documentos que serán eliminados en su soporte original.