Gestión Documental
Se entiende por gestión documental al conjunto de normas técnicas y usadas para administrar y organizar el flujo de documentos, tanto físicos como digitales en una organización, facilitar el acceso a la documentación asegurando la integridad de la información, determinar el tiempo de conservación para eliminar los que ya no sirve y asegurar la permanencia indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y costos.
Un buen control en la administración de los documentos, es garantía de tener una empresa más efectiva.
¿Cuál es el ciclo de vida de los documentos?
Los documentos son la columna vertebral de la información en cualquier entidad u organización, y entender su ciclo de vida es esencial para lograr una administración eficiente de la información. El ciclo de vida de los documentos en un proceso continuo que se compone de 8 etapas e inicia desde el momento en que se reciben hasta la disposición final. La implementación de sistemas de gestión documental puede facilitar este largo proceso de su ciclo de vida.
1. Recepción
Se reciben los documentos internos y externos. Tales como PQRs, facturas, pedidos, u otro tipo de documentación. Es importante realizar la correcta gestión en el registro físico y electrónico contando con un SGD para garantizar un trámite oportuno, preciso y actualizado.
2. Trámite
Los documentos pasan a los procesos de gestión, aprobación, revisión y firmas autorizadas antes de continuar con el siguiente proceso interno. En todo momento se requiere garantizar la calidad, tiempo de respuesta y conformidad.
3. Distribución
En esta fase los documentos con información sensible se envían por correo electrónico o se comparten a otras dependencias dentro de la entidad a través de un Sistema de Gestión Documental que cumpla con las políticas de la confidencialidad.
4. Organización
En esta etapa se deben clasificar y archivar los documentos con una estructura lógica y normativa para que se pueda acceder fácilmente a la información. Normalmente el Sistema de Gestión Documental permite llevar un respaldo de la información de manera electrónica.
5. Consulta
En esta etapa los documentos son utilizados por los usuarios responsables de las dependencias e interesados que cuenten con los permisos para asegurar la confidencialidad. La consulta es un proceso recurrente en la etapa de gestión del documento y todos los involucrados pueden acceder por medio del visor de consulta que viene integrado al SGD sin necesidad de traslados físicos.
6. Conservación
La conservación protege los documentos vitales a largo plazo debido a requerimientos legales, auditorias o en caso de que preserven información histórica. Los documentos sensibles deberán ser almacenados de forma segura para evitar daños, perdidas o accesos no autorizados. En esta parte un SGD garantiza la perdurabilidad a través del tiempo.
7. Producción
El ciclo de vida de un documento comienza en la etapa de producción. Aquí es donde se generan los documentos desde cero, la generación de informes, trámites, soportes o contratos de cualquier proceso, dan origen a la documentación empresarial.
8. Disposición final
Finalmente, En esta etapa se determina la eliminación segura de documentos obsoletos o su transferencia a los archivos históricos para su conservación a largo plazo, en cumplimiento de las regulaciones y/o políticas internas de la organización.
Beneficios de tener un SGD
Consulta rápida de documentos
Cuenta con un visor de documentos que le permite acceder rápidamente a los documentos con un solo clic.
Disminuye el uso de papel
No será necesaria la impresión del documento radicado para el conocimiento de cada área de la compañía que este relacionada con dicho trámite.
Información segura
Puede controlar la visualización, descarga y seguridad en el acceso a la información para cada área competente.
Cumple con la normatividad
Promueve el manejo eficaz de la información y el cumplimiento de la Ley 594 del 2000 que establece el Archivo General de la Nación para entidades públicas y privadas.
Nuestro aporte en la G.D. con Orfeo
Hace más de dos décadas, en Colombia, nace Orfeo como un proyecto de software de gestión documental dentro de la Superintendencia de Servicios Públicos (SSPD), el cual posteriormente fue publicado como software libre. Con el pasar del tiempo la SSPD y la comunidad dejaron soportarlo, quedando la herramienta estancada sin mejoras ni parches de seguridad. En este momento SkinaTech decide hacerse cargo del proyecto liberando un fork conocido como Orfeo 4 con nuevas características y mejoras.
Desde entonces SkinaTech se convirtió en su casa matriz, a través de la comunidad Orfeolibre.org, liberando continuamente nuevas versiones, parches, máquinas virtuales, documentación, vídeos tutoriales y continua hasta la fecha contribuyendo al mundo de la gestión documental con su versión completamente nueva SGDEA Orfeo NG.
Evolución de SGD Orfeo al SGDEA Orfeo NG
La gestión documental ha tenido un gran auge en estos últimos años, particularmente post-pandemia debido a la virtualización, a las nuevas exigencias del mundo digital y la necesidad de inmediatez que tienen las empresas frente a los requerimientos del cliente junto con la conservación de la información.
Anteriormente, la prioridad era llevar una buena documentación física y pocas empresas se preocupaban por adquirir un software para desarrollar tareas de correspondencia y ventanilla única, pero hoy en día el volumen documental que ingresa a una empresa es tan alto que un archivo físico no es una solución eficiente para manejar documentos, conservar la trazabilidad de los radicados, forzar la confidencialidad, así como la asignación de trámites y el cumplimiento de días de término.
Cuando la Super Servicios colombiana liberó Orfeo hace 23 años fue acogida por un gran número de entidades con esta necesidad consolidándose como una de las mejores opciones de G.D. en el mercado. Lastimosamente el tiempo pasa y hace tres años el Orfeo tradicional alcanzó su punto máximo con la versión 6.2 pero ya presentaba problemas de obsolescencia, seguridad y compatibilidad.
Por lo anterior, SkinaTech toma la decisión de dar el gran salto con un desarrollo desde cero de una nueva herramienta y lanza Orfeo NG, que además de seguir cumpliendo con los estándares y la normatividad da un paso mas allá pasando de ser un SGD (Sistema de Gestión Documental) a ser un SGDEA (Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivos) en su máximo potencial.
Orfeo de Nueva Generación es el camino natural para actualizarse desde Orfeo tradicional e implementar las mismas funcionalidades y abrir la posibilidad de crecer hacia un SGDEA ya que se tiene la versatilidad de ajustar la herramienta a diferentes escalas de funcionalidad.