Orfeo NG SAAS
Nueva opción de implementación de SGDEA Orfeo NG en nube, apropiada para organizaciones con requieren un modelo de software como servicio porque no cuentan con un área que los apoye n los procesos de infraestructura tecnológica; entidades tales como alcaldías de sexta categoría o sin ánimo de lucro. Desplegando la funcionalidad de PQRS y Ventanilla Única, garantizando así la trazabilidad de los procesos documentales y cumplimiento de días de término a las peticiones de terceros; a un precio asequible.
¿Para quién va dirigido Orfeo NG SAAS?
Implementar PQRSD con urgencia
Primer acercamiento a Gestión Documental
Presupuesto y tiempo ajustado
Control de correspondencia: entradas y salidas
¿Cuál es su Funcionalidad?
Portal web de PQRSD para peticionarios
Puntos de radicación con SkinaScan NG
Correspondencia y radicación e-mail
Envíos físicos y electrónicos
Control de vencimientos
Módulos disponibles
Para el despliegue de Orfeo NG SAAS tiene acceso a los siguientes módulos. Si desea módulos a la medida puede incluirlos a través de una parametrización.
Portal de PQRs
Es un portal web público que ofrece el mecanismo legal para realizar Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de forma anónima o registrándose, permitiendo el seguimiento del proceso con el número de radicado.
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de MinTIC
- Solicitudes anónimas
Gestión de correspondencia
Centraliza la gestión de las comunicaciones que ingresan y salen de la organización, así como las del interior entre las diferentes áreas. Permite realizar el registro, la asignación, solicitudes de visto bueno, firmas de los documentos, el envío físico y electrónico, dejando registro en el sistema de todos los procesos y acciones realizadas.
- Radicación de entrada y salida
- Radicación de comunicaciones internas
- Radicación física y electrónica
- Punto de Ingreso – ventanilla única
- SkinaScanNG para MS-Windogs con OCR
- Radicación correo electrónico
- Radicación de anexos (Attachments)
- Radicación del links de Google-Drive, MS-Onenote, Dropbox, etc.
- Radicación de factura electrónica
- Creación, impresión y lectura de código de barras
- Radicación masiva
- Entrada y salida
- Anulación de radicados
- Envío correspondencia
- Reasignación Masiva
Gestión de usuarios
Este módulo permite crear, inactivar y actualizar los usuarios del sistema, la asignación de permisos y roles que definen el acceso a los diferentes módulos e información. Además brinda la posibilidad de realizar cargue masivo de usuarios mediante archivos planos.
- Administración de usuarios
- Administración de roles
Configuración
Espacio para parametrizar el comportamiento de su sistema: horario laboral, cuenta de correo electrónico, gestión de terceros, tipos de radicados y vencimientos para Derechos de Petición.
- Tipos de radicado y vencimientos
- Configuración de e-mail
- Gestión de Terceros
- Gestión de plantillas
- Encuesta de satisfacción
- Personalización de etiqueta de radicación
Reportes
Es la forma de tener indicadores de gestión del sistema. Puede generar reportes con la información precisa sobre los diferentes procesos documentales por ejemplo: conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros.
- Reportes personalizados
- Reportes gráficos
- Reportes genéricos
Búsquedas
Los usuarios pueden consultar cualquier documento. expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
- Por metadatos (nombres, fechas, tipos documentales, etc)
¿Cuáles son los beneficios de Orfeo NG SAAS?
Pagina web pública para radicar PQRs
Cumplimiento Normatividad MinTIC
Cumplimiento de términos y vencimientos
Alertas y notificaciones
Semaforización
Gestión de terceros
Usuarios ilimitados
Dashboard Gráfico
Metadatos
Búsquedas ágiles
Sistema robusto y seguro
Auditoria y trazabilidad
Carga de documentos
Responsive - Accede desde el celular
Crecimiento modular a la medida
Sin costos ocultos adicionales
Cumplimiento de normatividad
Requisitos previos para el despliegue
- Logos de la entidad
- Listado de proveedores, terceros y clientes
- Listado de usuarios y dependencias
- Servicio de correo electrónico
- (Opcional) Tablas de Retención Documental (TRDs)
¿Qué incluye?
- Instalación y configuración de Orfeo NG en Nube de AWS Amazon
- Portal web público de PQRSD para peticionarios
- Dominio tipo orfeoexpress.com
- Servidor de correo electrónico del cliente
- Correspondencia y radicación e-mail
- Configuración de días de término y vencimientos
- Cumplimiento de normatividad de AGN y MinTIC para PQRS
- Parametrización de TRDs
- Plan de capacitación virtual
- Soporte técnico de segundo nivel