¿Qué ocurre con un documento cuando en Gestión Documental se ha definido su Disposición Final?

Disposición Final en Gestión Documental

¿Qué ocurre con un documento cuando en Gestión Documental se ha definido su Disposición Final?

Para empezar, debemos saber que cuando hablamos de Disposición Final en Gestión Documental, estamos haciendo referencia a la tercera etapa del ciclo vital de un documento. De acuerdo con el resultado de la valoración secundaria, en esta etapa se toma la decisión sobre: la conservación total, eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación de un documento.

A continuación desglosaremos cada una de las mencionadas:

Conservación Total. (CT) Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que por disposición legal o por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Eliminación. (E) Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no poseen ningún valor histórico o relevancia para la investigación.

Selección. (S) Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de algunos documentos que por carácter cualitativo, representativo o especial deben se conservarse integralmente de un conjunto que es eliminado.

Reprografía (R) Proceso mediante el cual se utilizan técnicas de reproducción de los documentos. Puede ser Microfilmación o digitalización. La Reprografía aplica en algunos casos como copia de seguridad a documentos de conservación total o mecanismo de copia a documentos que serán eliminados en su soporte original.

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