LOADING CLOSE

¿Qué debe tener en cuenta antes de implementar un software de gestión documental?

gestión documental

¿Qué debe tener en cuenta antes de implementar un software de gestión documental?

¿Qué debe tener en cuenta antes de implementar un software de gestión documental?

Desde que toda empresa es fundada, tenemos la necesidad de conservar los archivos importantes en un lugar privilegiado y “protegido” donde creemos que todo estará bajo control. Pero con el paso de los años, es inevitable que el exceso de papeles y documentos generen un descontrol total.

Ese espacio que considerábamos seguro, comienza a ser una amenaza silenciosa que afecta nuestra productividad, acceso limitado a la información, deterioro total o parcial, tiempos de respuesta desfavorables en la atención al cliente y desmotivación de nuestros colaboradores. Estas son solo algunas de las muchas situaciones que llegan, sin pensarlo, porque aunque no lo esperamos: es parte del crecimiento de nuestra empresa.

En este punto, es cuando debemos abrir nuestro horizonte a las posibilidades que la tecnología nos ofrece mediante un software para la Gestión Documental, informarnos cómo podemos almacenar, distribuir, clasificar y controlar nuestros archivos sin generar estancamientos de forma innecesaria para la compañía.

Para dar el salto a un sistema de gestión documental los siguientes puntos te resultarán de utilidad:

1. Es útil contar con el apoyo de un profesional en Archivística dedicado a la gestión documental y que conozca sobre la normatividad al derecho y al revés, ya que en la actualidad no sólo las empresas públicas sino también las privadas que están vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio y por la Superintendencia de Puertos y Transporte deben cumplir con una organización y control de sus archivos.

2- La tecnología puede convertirse en nuestro mejor aliado, si implementamos un buen sistema de gestión documental electrónico que se ajuste a nuestras necesidades. Aquí te recomendamos Orfeo, software de código libre (GPL – General Public Licenses), utilizado por más del 50% de entidades del sector público en Colombia y otras en Latinoamérica., al igual que empresas del sector privado.

Notarás al implementarlo la reducción en los tiempos de procesos o trámites que requieren dicha información, disminución en costos de mantenimiento, bajo consumo en el uso de papel, rapidez en los procesos de atención al cliente y protección a largo plazo de la información.

3- Una vez instalado el software de Gestión Documental, todos los colaboradores que tendrán acceso a la plataforma deberán tener claro y unificado el criterio de ingreso de datos.

4. Y por último, no quiere decir que sea menos importante esta recomendación; debemos tomarnos el tiempo necesario para buscar la asesoría de un equipo profesional y calificado que nos respalde en la adopción del software a la compañía y que posteriormente brinde soporte y continuidad. Muchos ofrecen costos bajos por esta implementación pero al final terminan generando más dolores de cabeza y costos innecesarios.

Para mas información visite nuestro canal de youtube 

Deja un comentario