Orfeo NG Smart / SGD
Orfeo NG Smart es el despliegue que cumple con los requerimientos tradicionales de un sistema de gestión documental (SGD). Implementa todas las funcionalidades del Orfeo tradicional utilizando las tecnologías modernas de Orfeo NG, obteniendo mayor seguridad, agilidad y una interfaz más amable.
¿Para quién va dirigido Orfeo NG Smart?
Primera implementación de un Sistema de Gestión Documental
Organizaciones con TRDs y CCDs
Actualización / Migración de Orfeo tradicional
¿Cuál es su funcionalidad?
Carga y despliegue de archivo de documentos digitales
Envíos físicos y electrónicos
Control de vencimientos
Expedientes electrónicos
OCR y búsquedas de textos
Gestión de procesos documentales
TRDs y versionamiento
Préstamos documentales
Transferencias documentales primarias
Orfeo NG PQRS / V.U.
Módulos disponibles
Para el despliegue de Orfeo NG Smart tiene acceso a todos los módulos funcionales para un SGD completo y moderno. Si desea módulos a la medida puede incluirlos a través de una parametrización.
Gestión de correspondencia
Este módulo permite centralizar la gestión de la documentación que ingresa y sale de la Organización, e inclusive la documentación que se maneja internamente entre el área, es decir permite realizar el registro, la asignación, las solicitudes de visto bueno, las firmas de los documentos, el envío físico y electrónico de la documentación, dejando registro en el sistema de todo el proceso y acción realizada sobre el documento.
- Radicación de entrada y salida
- Radicación física y electrónica
- Punto de Ingreso – ventanilla única
- SkinaScanNG para MS-Windogs con OCR
- Radicación correo electrónico
- Radicación de anexos (Attachments)
- Radicación del links de Google-Drive, MS-Onenote, Dropbox, etc.
- Radicación de factura electrónica
- Creación, impresión y lectura de código de barras
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización básica de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de Mintic
- Solicitudes anónimas
- Radicación masiva
- Entrada y salida
- Anulación de radicados
- Envío correspondencia
- Reasignación Masiva
Gestión documental
Este módulo permite realizar y controlar el proceso relacionado con la gestión documental de la Organización, desde la creación de las dependencias con sus correspondientes Tablas de Retención Documental, hasta la administración de los expedientes electrónicos contemplando el índice y foliado electrónico; exportación del contenido de los expedientes, adicional permite aplicar la Tabla de Control de Acceso a los documentos clasificados, reservados o públicos.
- TRDs
- Carga formato AGN
- Versionamiento
- Dependencias
- Expedientes
- Híbridos
- Virtuales
- Subexpedientes
- Índice electrónico
- Foliado electrónico
Gestión de archivo
Este módulo permite controlar el archivo, asignar procesos para la producción, recepción, distribución y consulta durante todo el ciclo vital de los documentos, así como la recuperación y disposición final de los documentos. Configurar la estructura del archivo de gestión y central. Asignar un espacio físico al expediente para tener una referencia real de la ubicación y contar con un rápido acceso en el sistema.
- Asignación de espacio físico
- Archivar expediente
- Transferencias documentales
Préstamos documentales
Este módulo permite crear y administrar la gestión de usuarios del sistema, mediante la asignación de permisos y roles que definen el acceso de los usuarios a los diferentes módulos e información al que tendrán acceso. Además brinda la posibilidad de realizar cargue masivo de usuarios mediante archivos planos.
- Administración de usuarios
- Administración de roles
Búsquedas
Permite a los usuarios consultar cualquier documento. expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
- Por metadatos (nombres, fechas, tipos documentales, etc)
- OCR + Búsqueda de textos
Reportes
Puede generar reportes para obtener información precisa sobre los diferentes procesos documentales, que apoyen la toma de decisiones; tales como conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros; los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su trámite y así establecer niveles de control y posibles planes de contingencias.
- Reportes personalizados
- Reportes gráficos
- Reportes genéricos
¿Cuáles son los beneficios de Orfeo NG Smart?
Responsive - radica desde el celular
Dashboard Gráfico
Acceso Ilimitado de usuarios
Licencia de uso AGPL
Acceso al código fuente
Semaforización, Alertas y notificaciones
MFA- Oauth2 – Recaptcha
API Rest para integraciones
Trazabilidad
Metadatos (todos)
Radicación de correo y facturas electrónicas
Gestión de archivos electrónicos
Docflows (Semi-automatización de flujos documentales)
Cumplimiento de normatividad
Firmas electrónicas, mecánicas y digitales certificadas
Requisitos previos para el despliegue
- Servidor físico, virtual o en nube
- Listado de proveedores, terceros y clientes
- Listado de usuarios y dependencias
- Configuración servidor de correo electrónico
- Tablas de Retención Documental (TRDs)
- Cuadro de clasificación documental (CCD)
- Procesos y procedimientos de correspondencia
- Gestión Documental y atención al usuario
¿Qué incluye?
- Carga de base de datos
- Portal web de PQRs para peticionarios
- Configuración de envíos e-mail y físicos
- Configuración de vencimiento
- Punto de radicación - SkinaScan
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía