Orfeo NG PQRs / Ventanilla Única
Orfeo NG PQRs y V.U. es la primera aproximación a la gestión documental con un administrador de correspondencia, adecuado para quien requiere tener registro de todas las entradas, salidas y gestión de las comunicaciones e información dentro de la entidad.
Garantiza la trazabilidad de los procesos documentales y el cumplimiento de días de término de los diferentes requerimientos incluidos derechos de petición.
¿Para quién va dirigido Orfeo NG PQRs / V. U.?
Implementación rápida de PQRs
Primer acercamiento a Gestión Documental
Presupuesto y tiempo ajustado
Control de correspondencia: entradas y salidas
¿Cuál es su Funcionalidad?
Puntos de Radicación con SkinaScan NG
Portal web de PQRs para peticionarios
Correspondencia y Radicación e-mail
Envíos Físicos y Electrónicos
Control de vencimientos
Orfeo NG Visor
Módulos disponibles
Para el despliegue de Orfeo NG PQRs / V.U. tiene acceso a los siguientes módulos. Si desea módulos a la medida puede incluirlos a través de una parametrización.
Configuración
Este módulo permite crear y administrar los usuarios del sistema y la asignación de permisos y roles; tipos de radicados para las PQRs, y vencimientos para Derechos de Petición.
- Administración de usuarios
- Administración de roles
- Tipos de radicado y vencimientos
- Configuración de e-mail
- Gestión de Terceros
Búsquedas
Los usuarios pueden consultar cualquier documento. expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
- Por metadatos (nombres, fechas, tipos documentales, etc)
- OCR + Búsqueda de texto completo
Portal de PQRs
Es un portal web público que ofrece el mecanismo legal para realizar Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de forma anónima o registrándose y llevar un seguimiento de su proceso con un número de radicado.
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de Mintic
- Solicitudes anónimas
Gestión de correspondencia
Centraliza la gestión de la documentación que ingresa y sale de la organización, de la misma manera que la del interior entre las diferentes áreas. Permite realizar el registro, la asignación, solicitudes de visto bueno, firmas de los documentos, el envío físico y electrónico, dejando registro en el sistema de todos los procesos y acciones realizadas.
- Radicación de entrada y salida
- Radicación física y electrónica
- Punto de Ingreso – ventanilla única
- SkinaScanNG para MS-Windogs con OCR
- Radicación correo electrónico
- Radicación de anexos (Attachments)
- Radicación del links de Google-Drive, MS-Onenote, Dropbox, etc.
- Radicación de factura electrónica
- Creación, impresión y lectura de código de barras
- Radicación masiva
- Entrada y salida
- Anulación de radicados
- Envío correspondencia
- Reasignación Masiva
Gestión documental
Orientado a la administración de las entidades y proceso de la G.D como las dependencias con sus correspondientes Tablas de Retención Documental, la gestión de expedientes electrónicos contemplando el índice y foliado electrónico y la exportación del contenido de los expedientes.
- TRDs
- Carga formato AGN
- Versionamiento
- Dependencias
- Expedientes
- Híbridos
- Virtuales
- Subexpedientes
- Índice electrónico
- Foliado electrónico
Reportes
Puede generar reportes para obtener información precisa sobre los diferentes procesos documentales, que apoyen la toma de decisiones; por ejemplo conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros. Con esto puede detectar posibles cuellos de botella durante su trámite y así establecer niveles de control y posibles planes de contingencia.
- Reportes personalizados
- Reportes gráficos
- Reportes genéricos
¿Cuáles son los beneficios de Orfeo NG PQRs / V. U.?
Pagina web pública para radicar PQRs
Cumplimiento Resolución 2893 de 2020 de MINTIC Anexo 3
Trazabilidad y cumplimiento de términos
Usuarios ilimitados
Radica desde el celular
Licencia a perpetuidad de Orfeo NG
Semaforización
Alertas y notificaciones
MFA- Oauth2 – Recaptcha
Carga de documentos
Gestión de terceros
Dashboard Gráfico
Metadatos (todos)
Búsquedas ágiles
Responsive
Requisitos previos para el despliegue
- Servidor físico, virtual o en nube
- Listado de proveedores, terceros y clientes
- Listado de usuarios y dependencias
- Servicio de correo electrónico
- (Opcional) Tablas de Retención Documental (TRDs)
¿Qué incluye?
- Instalación completa de Orfeo NG
- Portal web para peticionarios
- Configuración de recepcion y envíos e-mail y físicos
- Configuración de vencimiento
- Punto de radicación - SkinaScan NG
- Parametrización de TRDs genéricas o reales
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía
- Portal web para peticionarios