Orfeo NG Smart / SGD
Orfeo NG Smart cumple con los requerimientos tradicionales de un sistema de gestión documental (SGD). Implementa todas las funcionalidades del Orfeo tradicional en una plataforma moderna como Orfeo NG, obteniendo mayor seguridad, agilidad y una interfaz más amable.
¿Para quién va dirigido Orfeo NG Smart?
Primera implementación de un Sistema de Gestión Documental
Organizaciones con instrumentos archivísticos como TRDs y CCDs
Actualización / Migración de Orfeo tradicional
¿Cuál es su Funcionalidad?
TRDs y versionamiento
Gestión de procesos documentales
Préstamos documentales
Expedientes electrónicos
OCR y búsqueda de texto completo
Portal web de PQRSD para peticionarios
Orfeo NG PQRS / V.U.
Transferencias documentales primarias
Puntos de Radicación con SkinaScan NG
Correspondencia y Radicación e-mail
Envíos Físicos y Electrónicos
Control de vencimientos
Módulos disponibles
Para el despliegue de Orfeo NG Smart tiene acceso a todos los módulos funcionales para un SGD completo y moderno. Si desea módulos a la medida puede incluirlos a través de una parametrización.
Gestión documental
Ejecuta y controla los procesos de gestión documental de la Organización, desde la creación de las dependencias con sus correspondientes Tablas de Retención Documental, hasta la administración de los expedientes electrónicos contemplando el índice y foliado electrónico; exportación del contenido de los expedientes, adicional permite aplicar la Tabla de Control de Acceso a los documentos clasificados, reservados o públicos.
- TRDs
- Carga formato AGN
- Versionamiento
- Dependencias
- Expedientes
- Híbridos
- Virtuales
- Subexpedientes
- Índice electrónico
- Foliado electrónico
Gestión de correspondencia
Centraliza la gestión de la documentación que ingresa y sale de la organización, de la misma manera que la del interior entre las diferentes áreas. Permite realizar el registro, la asignación, solicitudes de visto bueno, firmas de los documentos, el envío físico y electrónico, dejando registro en el sistema de todos los procesos y acciones realizadas.
- Radicación de entrada y salida
- Radicación de comunicaciones internas
- Radicación física y electrónica
- Punto de Ingreso – ventanilla única
- SkinaScanNG para MS-Windogs con OCR
- Radicación correo electrónico
- Radicación de anexos (Attachments)
- Radicación del links de Google-Drive, MS-Onenote, Dropbox, etc.
- Radicación de factura electrónica
- Creación, impresión y lectura de código de barras
- Radicación masiva
- Entrada y salida
- Anulación de radicados
- Envío correspondencia
- Reasignación Masiva
Préstamos documentales
Considerando las tablas de control de acceso se registran los proceso de préstamo, físico o virtual a un usuario. Estos procesos incluyen solicitud, aprobación y cancelación. Con esto se evitan las pérdidas o engavetadas de documentos.
- Solicitud
- Aprobación
- Devolución
- Cancelación
Portal de PQRs
Es un portal web público que ofrece el mecanismo legal para realizar Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de forma anónima o registrándose, permitiendo el seguimiento del proceso con el número de radicado.
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de Mintic
- Solicitudes anónimas
Gestión de archivo
Configuración de la estructura física del archivo: estantes, entrepaños, cajas y carpetas, es decir la ubicación topográfica. También administra la ubicación de los expedientes y el manejo de transferencias documentales primarias.
- Asignación de espacio físico
- Archivar expediente
- Transferencias documentales
Reportes
Es la forma de tener indicadores de gestión del sistema. Puede generar reportes con la información precisa sobre los diferentes procesos documentales por ejemplo: conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros.
- Reportes personalizados
- Reportes gráficos
- Reportes genéricos
Configuración
Espacio para parametrizar el comportamiento de su sistema: horario laboral, cuenta de correo electrónico, gestión de terceros, tipos de radicados y vencimientos para Derechos de Petición.
- Tipos de radicado y vencimientos
- Configuración de e-mail
- Gestión de Terceros
- Gestión de plantillas
- Encuesta de satisfacción
- Personalización de etiqueta de radicación
Gestión de usuarios
Este módulo permite crear, inactivar y actualizar los usuarios del sistema, la asignación de permisos y roles que definen el acceso a los diferentes módulos e información. Además brinda la posibilidad de realizar cargue masivo de usuarios mediante archivos planos.
- Administración de usuarios
- Administración de roles
Búsquedas
Los usuarios pueden consultar cualquier documento. expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
- Por metadatos (nombres, fechas, tipos documentales, etc)
- OCR + Búsqueda de texto completo
¿Cuáles son los beneficios de Orfeo NG Smart?
Gestión de archivos electrónicos
Firmas electrónicas y mecánicas
Radicación de correo y facturas electrónicas
Evita pérdida de documentos físicos.
API Rest para integraciones
Interfaz pública de PQRs
Cumplimiento Normatividad AGN y MinTIC
Cumplimiento de términos y vencimientos
Alertas y notificaciones
Semaforización
Gestión de terceros
Carga de documentos
Dashboard Gráfico
MFA- Oauth2 – Recaptcha
Metadatos (todos)
Búsquedas ágiles
Auditoria y trazabilidad
Usuarios ilimitados
Responsive - Accede desde el celular
Crecimiento modular a la medida
Sistema robusto y seguro
Sin costos ocultos adicionales
Licencia AGPL a perpetuidad de Orfeo NG
Requisitos previos para el despliegue
- Servidor físico, virtual o en nube
- Listado de proveedores, terceros y clientes
- Listado de usuarios y dependencias
- Configuración servidor de correo electrónico
- Tablas de Retención Documental (TRDs)
- Cuadro de clasificación documental (CCD)
- Procesos y procedimientos de correspondencia, gestión documental y atención al usuario
¿Qué incluye?
- Instalación completa de Orfeo NG
- Portal web para peticionarios
- Configuración de recepcion y envíos: e-mail y físicos
- Procesos de correspondencia implementados
- Configuración de vencimientos
- Punto de radicación - SkinaScan NG
- Parametrización de TRDs
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía