Orfeo NG PQRS / Ventanilla Única
Orfeo NG PQRS y V.U. es la primera aproximación a la gestión documental con un administrador de correspondencia, adecuado para quien requiere tener registro de todas las entradas, salidas y gestión de las comunicaciones e información dentro de la entidad.
Garantiza la trazabilidad de los procesos documentales y el cumplimiento de días de término de los diferentes requerimientos incluidos derechos de petición.
¿Para quién va dirigido Orfeo NG PQRS / V. U.?
Implementar PQRSD con urgencia
Primer acercamiento a Gestión Documental
Presupuesto y tiempo ajustado
Control de correspondencia: entradas y salidas
¿Cuál es su Funcionalidad?
Portal web de PQRSD para peticionarios
Puntos de radicación con SkinaScan NG
Correspondencia y radicación e-mail
Envíos físicos y electrónicos
Control de vencimientos
Módulos disponibles
Para el despliegue de Orfeo NG PQRs / V.U. tiene acceso a los siguientes módulos. Si desea módulos a la medida puede incluirlos a través de una parametrización.
Portal de PQRs
Es un portal web público que ofrece el mecanismo legal para realizar Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de forma anónima o registrándose, permitiendo el seguimiento del proceso con el número de radicado.
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de MinTIC
- Solicitudes anónimas
Gestión de correspondencia
Centraliza la gestión de las comunicaciones que ingresan y salen de la organización, así como las del interior entre las diferentes áreas. Permite realizar el registro, la asignación, solicitudes de visto bueno, firmas de los documentos, el envío físico y electrónico, dejando registro en el sistema de todos los procesos y acciones realizadas.
- Radicación de entrada y salida
- Radicación de comunicaciones internas
- Radicación física y electrónica
- Punto de Ingreso – ventanilla única
- SkinaScanNG para MS-Windogs con OCR
- Radicación correo electrónico
- Radicación de anexos (Attachments)
- Radicación del links de Google-Drive, MS-Onenote, Dropbox, etc.
- Radicación de factura electrónica
- Creación, impresión y lectura de código de barras
- Radicación masiva
- Entrada y salida
- Anulación de radicados
- Envío correspondencia
- Reasignación Masiva
Gestión de usuarios
Este módulo permite crear, inactivar y actualizar los usuarios del sistema, la asignación de permisos y roles que definen el acceso a los diferentes módulos e información. Además brinda la posibilidad de realizar cargue masivo de usuarios mediante archivos planos.
- Administración de usuarios
- Administración de roles
Configuración
Espacio para parametrizar el comportamiento de su sistema: horario laboral, cuenta de correo electrónico, gestión de terceros, tipos de radicados y vencimientos para Derechos de Petición.
- Tipos de radicado y vencimientos
- Configuración de e-mail
- Gestión de Terceros
- Gestión de plantillas
- Encuesta de satisfacción
- Personalización de etiqueta de radicación
Reportes
Es la forma de tener indicadores de gestión del sistema. Puede generar reportes con la información precisa sobre los diferentes procesos documentales por ejemplo: conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros.
- Reportes personalizados
- Reportes gráficos
- Reportes genéricos
Búsquedas
Los usuarios pueden consultar cualquier documento. expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
- Por metadatos (nombres, fechas, tipos documentales, etc)
¿Cuáles son los beneficios de Orfeo NG PQRs / V. U.?
Pagina web pública para radicar PQRs
Cumplimiento Normatividad MinTIC
Cumplimiento de términos y vencimientos
Alertas y notificaciones
Semaforización
Gestión de terceros
Carga de documentos
Dashboard Gráfico
MFA- Oauth2 – Recaptcha
Metadatos
Búsquedas ágiles
Auditoria y trazabilidad
Usuarios ilimitados
Responsive - Accede desde el celular
Crecimiento modular a la medida
Sistema robusto y seguro
Sin costos ocultos adicionales
Licencia AGPL a perpetuidad de Orfeo NG
Cumplimiento de normatividad
Requisitos previos para el despliegue
- Servidor físico, virtual o en nube
- Listado de proveedores, terceros y clientes
- Listado de usuarios y dependencias
- Servicio de correo electrónico
- (Opcional) Tablas de Retención Documental (TRDs)
¿Qué incluye?
- Instalación completa de Orfeo NG
- Portal web para peticionarios
- Configuración de recepcion y envíos e-mail y físicos
- Configuración de vencimientos
- Punto de radicación - SkinaScan NG
- Parametrización de TRDs
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía