Orfeo NG PQRs / Ventanilla Única
Orfeo NG PQRs y Ventanilla Única es la primera aproximación a la gestión documental con un administrador de correspondencia, adecuado para quien requiere tener registro de todas las entradas, salidas y gestión de la información dentro de la entidad.
Garantiza la trazabilidad de los procesos documentales y el cumplimiento de días de término de los diferentes requerimientos incluidos derechos de petición.
¿Para quién va dirigido Orfeo NG PQRs / V. U.?
Implementación rápida de PQRs
Primer acercamiento a Gestión Documental
Presupuesto y tiempo ajustado
Control de correspondencia: entradas y salidas
¿Cuál es su Funcionalidad?
SkinaScan NG en punto de radicación
Portal web de PQRs para peticionarios
Correspondencia
Envíos Físicos y Electrónicos
Control de vencimientos
Orfeo NG Visor
Módulos disponibles
Para el despliegue de Orfeo NG PQRs / V.U. tiene acceso a los siguientes módulos. Si desea módulos a la medida puede incluirlos a través de una parametrización.
Gestión de usuarios
Este módulo permite crear y administrar la gestión de usuarios del sistema, mediante la asignación de permisos y roles que definen el acceso de los usuarios a los diferentes módulos e información al que tendrán acceso. Además brinda la posibilidad de realizar cargue masivo de usuarios mediante archivos planos.
- Administración de usuarios
- Administración de roles
Búsquedas
Permite a los usuarios consultar cualquier documento. expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
- Por metadatos (nombres, fechas, tipos documentales, etc)
- OCR + Búsqueda de textos
Portal de PQRs
Es un portal web que permite a los usuarios realizar a las entidades / organizaciones Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias desde el portal de forma anónima o registrándose y llevar un registro de su proceso con un número de radicado.
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización básica de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de Mintic
- Solicitudes anónimas
Gestión de correspondencia
Este módulo permite centralizar la gestión de la documentación que ingresa y sale de la Organización, e inclusive la documentación que se maneja internamente entre el área, es decir permite realizar el registro, la asignación, las solicitudes de visto bueno, las firmas de los documentos, el envío físico y electrónico de la documentación, dejando registro en el sistema de todo el proceso y acción realizada sobre el documento.
- Radicación de entrada y salida
- Radicación física y electrónica
- Punto de Ingreso – ventanilla única
- SkinaScanNG para MS-Windogs con OCR
- Radicación correo electrónico
- Radicación de anexos (Attachments)
- Radicación del links de Google-Drive, MS-Onenote, Dropbox, etc.
- Radicación de factura electrónica
- Creación, impresión y lectura de código de barras
- Radicación masiva
- Entrada y salida
- Anulación de radicados
- Envío correspondencia
- Reasignación Masiva
Gestión documental
Este módulo permite realizar y controlar el proceso relacionado con la gestión documental de la Organización, desde la creación de las dependencias con sus correspondientes Tablas de Retención Documental, hasta la administración de los expedientes electrónicos contemplando el índice y foliado electrónico; exportación del contenido de los expedientes, adicional permite aplicar la Tabla de Control de Acceso a los documentos clasificados, reservados o públicos.
- TRDs
- Carga formato AGN
- Versionamiento
- Dependencias
- Expedientes
- Híbridos
- Virtuales
- Subexpedientes
- Índice electrónico
- Foliado electrónico
Reportes
Puede generar reportes para obtener información precisa sobre los diferentes procesos documentales, que apoyen la toma de decisiones; tales como conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros; los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su trámite y así establecer niveles de control y posibles planes de contingencias.
- Reportes personalizados
- Reportes gráficos
- Reportes genéricos
¿Cuáles son los beneficios de Orfeo NG PQRs / V. U.?
Responsive
Radica desde el celular
Dashboard Gráfico
Acceso Ilimitado de usuarios
Licencia de uso AGPL
Acceso al código fuente
Semaforización
Alertas y notificaciones
MFA- Oauth2 – Recaptcha
Carga de documentos
Gestión de terceros
Trazabilidad
Metadatos (todos)
Cumplimiento Resolución 2893 de 2020 de MINTIC Anexo 3
Requisitos previos para el despliegue
- Servidor físico, virtual o en nube
- Listado de proveedores, terceros y clientes
- Listado de usuarios y dependencias
- Configuración servidor de correo electrónico
- Tablas de Retención Documental (TRDs)
¿Qué incluye?
- Portal web para peticionarios
- Configuración de envíos e-mail y físicos
- Configuración de vencimiento
- Punto de radicación - SkinaScan
- Parametrización de TRDs genéricas o reales
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía