Orfeo NG Enterprise / SGDEA
Orfeo NG Enterprise es el despliegue en su máximo potencial de Orfeo NG con todas sus funcionalidades y normatividad vigente. Incluye todos los requerimientos funcionales y no funcionales del MoReq del Archivo General de la Nación, Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y programa IDA de la Comisión Europea.
¿Para quién va dirigido Orfeo NG Enterprise?
Requiere implementación completa de SGDEA
Entidades con Modelo de Requisitos definido
¿Cuál es su Funcionalidad?
Flujos Documentales - Workflow
Tabla de Control de Acceso
Disposición Final de Docs
Inventarios documentales
Orfeo NG Smart / SGD
TRDs y versionamiento
Préstamos documentales
Transferencias documentales primarias
Expedientes electrónicos
OCR y búsqueda de texto completo
Integración Firma Digital
Orfeo NG PQRS / V.U.
Portal web de PQRSD para peticionarios
Puntos de Radicación con SkinaScan NG
Backups automáticos
Correspondencia y radicación e-mail
Gestión de procesos documentales
Envíos Físicos y Electrónicos
Control de vencimientos
Módulos disponibles
Para el despliegue de Orfeo NG Enterprise tiene acceso a todos los módulos del SGDEA.
Flujos documentales
Modelar o diagramar el flujo de proceso documental y posteriormente asignárselo a un radicado para que este documento cumpla de forma obligatoria y semi-automatica los pasos establecidos.
- Crear, borrar, copiar y editar flujo
- Monitoreo del progreso de un flujo.
Auditoría
Consultar todas las acciones ejecutadas dentro del sistema por un usuario, desde el inicio de sesion hasta ver un documento o radicado, con fecha/hora y modulo, navegador y sistema operativo.
- Consulta y exportación de bitácoras.
Backup
Herramienta de backup en red para mantener un respaldo de la información, de las bases de datos y documentos de acuerdo a las políticas establecidas.
- Backups recurrentes en jerarquías
- Recuperación de documentos perdidos
Gestión documental
Ejecuta y controla los procesos de gestión documental de la Organización, desde la creación de las dependencias con sus correspondientes Tablas de Retención Documental, hasta la administración de los expedientes electrónicos contemplando el índice y foliado electrónico; exportación del contenido de los expedientes, adicional permite aplicar la Tabla de Control de Acceso a los documentos clasificados, reservados o públicos.
- TRDs
- Carga formato AGN
- Versionamiento
- Dependencias
- Expedientes
- Híbridos
- Virtuales
- Subexpedientes
- Índice electrónico
- Foliado electrónico
- Tablas de Control
Gestión de archivo
Configuración de la estructura física del archivo: estantes, entrepaños, cajas y carpetas, es decir la ubicación topográfica. También administra la ubicación de los expedientes y el manejo de transferencias documentales primarias.
- Asignación de espacio físico
- Archivar expediente
- Transferencias documentales
Préstamos documentales
Considerando las tablas de control de acceso se registran los proceso de préstamo, físico o virtual a un usuario. Estos procesos incluyen solicitud, aprobación y cancelación. Con esto se evitan las pérdidas o engavetadas de documentos.
- Solicitud
- Aprobación
- Devolución
- Cancelación
Portal de PQRs
Es un portal web público que ofrece el mecanismo legal para realizar Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de forma anónima o registrándose, permitiendo el seguimiento del proceso con el número de radicado.
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de Mintic
- Solicitudes anónimas
Gestión de correspondencia
Centraliza la gestión de la documentación que ingresa y sale de la organización, de la misma manera que la del interior entre las diferentes áreas. Permite realizar el registro, la asignación, solicitudes de visto bueno, firmas de los documentos, el envío físico y electrónico, dejando registro en el sistema de todos los procesos y acciones realizadas.
- Radicación de entrada y salida
- Radicación de comunicaciones internas
- Radicación física y electrónica
- Punto de Ingreso – ventanilla única
- SkinaScanNG para MS-Windogs con OCR
- Radicación correo electrónico
- Radicación de anexos (Attachments)
- Radicación del links de Google-Drive, MS-Onenote, Dropbox, etc.
- Radicación de factura electrónica
- Creación, impresión y lectura de código de barras
- Interfaz web para PQRs
- Caracterización básica de peticionarios
- Completo cumplimiento de reglamentación de Mintic
- Solicitudes anónimas
- Radicación masiva
- Entrada y salida
- Anulación de radicados
- Envío correspondencia
- Reasignación Masiva
Reportes
Es la forma de tener indicadores de gestión del sistema. Puede generar reportes con la información precisa sobre los diferentes procesos documentales por ejemplo: conocer el número de documentos radicados, digitalizados, cantidad de trámites por dependencias, radicados actuales sin tramitar, entre otros.
- Reportes personalizados
- Reportes gráficos
- Reportes genéricos
Configuración
Espacio para parametrizar el comportamiento de su sistema: horario laboral, cuenta de correo electrónico, gestión de terceros, tipos de radicados y vencimientos para Derechos de Petición.
- Tipos de radicado y vencimientos
- Configuración de e-mail
- Gestión de Terceros
- Gestión de plantillas
- Encuesta de satisfacción
- Personalización de etiqueta de radicación
Gestión de usuarios
Este módulo permite crear, inactivar y actualizar los usuarios del sistema, la asignación de permisos y roles que definen el acceso a los diferentes módulos e información. Además brinda la posibilidad de realizar cargue masivo de usuarios mediante archivos planos.
- Administración de usuarios
- Administración de roles
Búsquedas
Los usuarios pueden consultar cualquier documento. expediente o radicado a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.
- Por metadatos (nombres, fechas, tipos documentales, etc)
- OCR + Búsqueda de texto completo
¿Cuáles son los beneficios de Orfeo NG Enterprise?
Docflows (Semi-automatización de flujos documentales)
Gestión de archivos electrónicos
Firmas electrónicas, mecánicas y digitales certificadas
Backups automáticos
Disposición final
Inventarios documentales
Radicación de correo y facturas electrónicas
Acceso al código fuente
API Rest para integraciones
Autenticación externa / LDAP – Active Directory
Evita pérdida de documentos físicos.
Interfaz pública de PQRs
Cumplimiento Completo Normatividad AGN y MintTIC
Cumplimiento de términos y vencimientos
Alertas y notificaciones
Semaforización
Gestión de terceros
Carga de documentos
Dashboard Gráfico
MFA- Oauth2 – Recaptcha
Metadatos (todos)
Búsquedas ágiles
Auditoria y trazabilidad
Usuarios ilimitados
Responsive - Accede desde el celular
Crecimiento modular a la medida
Sistema robusto y seguro
Sin costos ocultos adicionales
Licencia AGPL a perpetuidad de Orfeo NG
Cumplimiento de normatividad
- Modelo de requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
- Modelo de requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Requisitos previos para el despliegue
- Servidor físico, virtual o en nube
- Listado de proveedores, terceros y clientes
- Listado de usuarios y dependencias
- Configuración servidor de correo electrónico
- Tablas de Retención Documental (TRDs)
- Cuadro de clasificación documental (CCD)
- Procesos y procedimientos de correspondencia, gestión documental y atención al usuario
- Descripción de los Flujos Documentales
- Infraestructura para backups
- Backend de base de datos y de almacenamiento
¿Qué incluye?
- Instalación completa de Orfeo NG
- Integración con firma digital certificada
- Configuración de flujos documentales
- Sistema de backup funcional
- Portal web para peticionarios
- Configuración de recepcion y envíos e-mail y físicos
- Procesos de correspondencia implementados
- Configuración de vencimientos
- Punto de radicación - SkinaScan NG
- Parametrización de TRDs
- Plan de capacitación
- Soporte y garantía