¿Quién necesita un sistema de gestión documental?

En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

  • Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
  • Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
  • Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
  • Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
  • Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

Y, especialmente, si necesita:

  • Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos
  • Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa
  • Asignación de documentos a diferentes destinatario.

Que obtiene al implementar un Sistema de Gestion Documental ?

  • Ahorros con políticas de Cero Papel
  • Control de TODOS los Documentos de la empresa (Facturas, PQR, Contratos, etc).
  • Trazabilidad (Ingreso, proceso, salida y archivo).
  • Evita perdida y deterioro
  • Agilidad en la consulta Ahorro en costos administrativos (Papel, fotocopias, tiempos y bodegas)
  • Acceso en Línea de documentos y procesos (clientes internos y externos) Seguridad con Perfiles de acceso por documento