Cada empresa cuenta con procesos, procedimientos, métodos de gestión y de seguimiento, que han sido diseñados, evaluados y ajustados a través de su experiencia. Así como se puede tener una metodología estándar aplicable para diferentes organizaciones, es posible que lo que genere buenos resultados para una organización, no los genere exactamente igual para otra. Es por esto que es de gran importancia, escoger una metodología de gestión de proyectos aplicable y adaptable, a los tipos de proyectos que se maneje en la organización, o de ser necesario, transformar la metodología escogida, de tal forma que permita minimizar riesgos y errores en la ejecución de los proyectos de la empresa y aumentar su efectividad.
Existen diversas metodologías para la gestión de proyectos, las cuales pueden ser utilizadas individualmente o conectarse entre si de tal forma que permitan tener una visión mas amplia del proyecto.
Unas de las metodologías mas usadas son el Diagrama de Gantt, el PERT y el método de la Ruta Crítica. Cada uno por separado cuenta con sus propios beneficios, como por ejemplo el Diagrama de Gantt permite tener definido para cada actividad el momento de inicio, su duración y cuando será finalizada, aunque no facilita la priorización de actividades. Para esto se cuenta con el método de la Ruta Crítica, el cual permite establecer prioridades y dependencias entre actividades. Con el PERT podemos definir según la secuencia de actividades, la duración total del proyecto tomando en cuenta todos los factores a considerar.
Como se puede observar, estas metodologías realizan seguimientos sobre los tiempos de ejecución de proyectos y deben ser acompañadas por monitoreo sobre los presupuestos, utilizando por ejemplo, la técnica el valor ganado, que es una de las herramientas mencionadas en el PMBOK(Metodología).
El PMBOK
El PMBOK (Metodología), publicado por el PMI (Instituto para la Gestión de Proyectos), cuenta con herramientas para buenas practicas en la gestión de proyectos, que abarcan todas las áreas de conocimiento a tener en cuenta, como son el alcance, el tiempo de duración, el seguimiento del presupuesto, el control de calidad, de los recursos, el análisis de riesgos, entre otros y pueden ser usadas y aplicadas en cada organización como sea mas apropiado.
En cada una de las áreas a tener en cuenta dentro de los proyectos, se presentan riesgos y factores que pueden amenazar los resultados, la planeación y el monitoreo sobre cada una de las áreas permitirá controlarlos y llevar el proyecto a su objetivo final. Utilizando la metodología apropiada, se tendrán reducciones en costos por controles de calidad, perdidas de recursos, distorsiones en el tiempo de ejecución, se mejorará continuamente el rendimiento del proyecto y se tendrá una comunicación clara para todos los participantes.