Cuestionario de dimensionamiento

El siguiente cuestionario nos permitirá conocer mejor las necesidades de su compañía y así poder enviarle una cotización formal de la implementación de Orfeo.

Es totalmente indispensable que sea contestado en su totalidad, si tiene alguna inquietud o pregunta específica por favor comuníquese con nosotros.

*Recuerde que todos los campos de este cuestionario son obligatorios.

Datos de la empresa

Fecha* Empresa* NIT* Dirección* Teléfono* Diligenciado por* Cargo* Correo electrónico*

Acerca de la compañía

Número de usuarios de la compañía que tendrán interacción con Orfeo. (Capacitaciones)* Número de áreas funcionales actuales de la compañía.* Número de sucursales de la compañía, indique ciudades.(puntos de radicación) .*

Acerca de la gestión documental

Describa brevemente su necesidad; prioridades y resultado esperado con el proceso de gestión documental.* Volumen estimado de documentación de entrada, salida e internos (diaria, semanal ó mensual) sede central.* Volumen estimado de documentación de entrada, salida e internos (diaria, semanal ó mensual)en las sucursales.* Número de puntos de radicación a implementar. (recepción de documentos)* ¿Qué procesos documentales ejecutan dentro de la organización? Ejemplo, radicación de entrada, salida, PQR´s.* ¿La compañía tiene organigrama y mapa de procesos definidos?* ¿Cuentan con tablas de retención documental (TRD)? En caso afirmativo, ¿están terminadas y aprobadas? Indique la cantidad de TRD´s.* ¿Desean migrar la información previa al sistema que ya tengan digitalizada? (Fondo Acomulado Digital).* ¿Desean digitalizar documentos físicos? Indique que cantidad de folios poseen actualmente en sede principal y sucursales.*

Acerca de los recursos tecnológicos

Actualmente cuentan con algún sistema automatizado de gestión documental? Si es así, por favor describa cual.* Indique si tienen alguna integración con software de terceros que deba conectarse al sistema de gestión documental.* ¿Cuentan con sistema de aunteticación para usuarios? Sistema LDAP, directorio activo, etc...* ¿Qué tipo de servidores tiene destinado para la implementación del sistema de gestión documental? por favor descríbalos.* ¿Qué sistema operativo tiene instalado en su servidor?* Indique cuál es el motor de base de datos que tiene actualmente. (gestor de base de datos)* Por favor indicar la volumetría de la base de datos y/o bodega (en caso de tenerla), para el SGD.* ¿Su compañía es autónoma en la administración de infraestructura o lo hace un tercero?*

Acerca del presupuesto y el tiempo

¿Cuánto presupuesto posee para este proyecto?* ¿Cuando desea iniciar el proceso?* ¿Qué tiempo tiene estimado para el desarrollo del mismo?*