¿Qué es un sistema de gestión documental?

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

 

¿Quién necesita un sistema de gestión documental?

En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

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En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

  • Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
  • Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
  • Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
  • Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
  • Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

 

Y especialmente si necesita:

  • Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos
  • Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa
  • Asignación de documentos a diferentes destinatarios

¿Qué obtiene al implementar un Sistema de Gestión Documental ?

  • Control de TODOS los Documentos de la empresa (Facturas, PQR, Contratos, etc).
  • Trazabilidad (Ingreso, proceso, salida y archivo).
  • Acceso en Línea de documentos y procesos (clientes internos y externos) Seguridad con Perfiles de acceso por documento.
  • Ahorros con políticas de Cero Papel.
  • Agilidad en la consulta Ahorro en costos administrativos (Papel, fotocopias, tiempos y bodegas).
  • Evita perdida y deterioro.